Online brainstormen of werksessies…we doen het al even. De afgelopen weken heb ik met een aantal klanten online gewerkt aan brandstories, persona ontwikkeling en jaarplannen. Het vormgeven en structureren van deze werksessies was best een uitdaging. Je wilt je doel bereiken, deelnemers actief laten participeren en sturend zijn in de stappen die wilt doorlopen. En nog belangrijker; het moet inspirerend, efficiënt en plezierig zijn. Je werkt tenslotte allemaal vanaf je eigen beeldscherm.
Ik heb veel gewerkt met de tool Miro. En deze kan ik absoluut aanbevelen. Miro is een groot online whiteboard, waarop je met teams makkelijk kunt samenwerken. Zo kun je er een brainstorm mee faciliteren, inspiratie prikborden maken, persona’s of customer journey uitwerken of de WHY van jouw merk of organisatie uitwerken in een overzichtelijk format. Je kunt veel gebruik maken van standaard templates maar ook heel makkelijk zelf iets maken. Het basispakket is gratis.
Mijn tips;
- Laat mensen vooraf oefenen met de tool; plakken van digitale post-its, toevoegen van afbeeldingen, documenten of links. Hiermee voorkom je dat deelnemers meer met de tool bezig zijn dan met de inhoud. Stuur bijv. een instructiemail een paar dagen van te voren naar de deelnemers.
- Je kunt de benodigde voorbereiding al in de tool klaar zetten. Zo zet ik regelmatig inspiratie filmpjes of leesvoer al in Miro en stuur de link al rond. Alles op één plek – geen extra mails.
- Iedereen kan tegelijkertijd werken op het online whiteboard. Als facilitator kun je bepaalde blokken vastzetten in de tool. Hiermee voorkom je dat jouw voorbereidende werk tijdens de sessie door de deelnemers verschoven, verplaatst of erger nog verwijderd wordt.
- Probeer de opbouw simpel en logisch te houden. Anders verlies je de concentratie van de deelnemers. Na een aantal sessies merkte ik dat een chronologische opbouw; van links naar rechts, en met duidelijke nummers, het beste werkt. Deelnemers kunnen dan goed navigeren op het bord. En ook makkelijker voor de facilitator doordat je dan bijv. kunt zeggen; “We gaan nu naar stap 2.”
- Gebruik ook de break-out rooms in je Teams of Zoomsessies om in kleinere groepjes te brainstormen, digitale post-its te plakken en ideeën uit te werken. Doordat het resultaat ook gelijk zichtbaar is voor de anderen, kun je snel en overzichtelijk elkaars input bespreken.
Alle info toegankelijk op één plek, realtime aan te passen en voor iedereen zichtbaar. Ben benieuwd of jij nog tips hebt voor succesvolle online werksessies. Ik kan in ieder geval jou helpen in het faciliteren van een team werksessie in Miro.